Penerapan protokol kesehatan hingga penggunaan aplikasi HRIS sebagai antisipasi
MATRANEWS.id — Masa PSBB Transisi, khususnya di DKI Jakarta, yang telah berlangsung sejak awal Juni membuat aktivitas perekonomian kembali beroperasi dan sebagian perkantoran kembali memberlakukan sistem kerja dari kantor atau shift kerja.
Sayangnya, kembali beroperasinya perkantoran berimbas pada peningkatan kasus COVID-19.
Berdasarkan analisis data klaster DKI Jakarta pada periode 4 Juni hingga 26 Juli 2020, klaster perkantoran menyumbang 3,6 persen dari total klaster di berbagai sektor.
Sementara sebelum masa PSBB Transisi diberlakukan, kasus positif COVID-19 hanya mencapai 43 kasus.
Merujuk pada keterangan Kepala Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Energi DKI Jakarta, Andri Yansyah, hingga saat ini sebanyak 26 kantor perusahaan dan lembaga ditutup sementara karena ada karyawan yang terpapar COVID-19.
Salah satu Tim Pakar Satgas Penanganan COVID-19 Dr Dewi Nur Aisyah dalam keterangannya di Graha BNPB Jakarta, Rabu (29/7/2020), merekomendasikan pekerja sebisa mungkin tetap melakukan pekerjaannya dari rumah atau work from home (WFH).
“Apabila tetap harus bekerja di kantor, maka pastikan kapasitasnya hanya 50 persen atau atur waktu shift masuk kantor dan WFH antar karyawan. Selain itu juga lakukan shift kedatangan dengan jeda 1,5 jam hingga dua jam, serta membawa bekal sendiri agar tidak terjadi penumpukan pekerja yang makan siang di kantin,” ujar Dewi.
Mekari sebagai perusahaan software as a service untuk bisnis UKM dan mid-enterprise, melalui produknya Talenta, software HRIS & Payroll berbasis cloud, merangkum tips dari beberapa HR perusahaan dalam memastikan keamanan karyawan serta operasional bisnis tetap berjalan:
-
Menerapkan Protokol Kesehatan Dengan Ketat
Perusahaan wajib menerapkan protokol kesehatan secara ketat di masa pandemi ini demi keamanan dan kenyamanan karyawannya.
Agnes Thedora, HRD Manager Rollover Reaction menceritakan, “Penyemprotan desinfektan dilakukan setiap hari pada area – area yang sering digunakan juga melakukan general cleaning setiap bulan.”
“Kami juga melakukan rapid test setiap bulan, memberikan vitamin, mengimbau penggunaan alat makan dan ibadah pribadi, serta intens melakukan monitoring karyawan yang kondisi kesehatannya kurang baik.”
2. Mengatur Shift Kerja Karyawan
Untuk memastikan area kantor menerapkan anjuran social distancing, pengaturan shift kerja menjadi solusi yang diberlakukan oleh perusahaan yang sudah memberlakukan kerja dari kantor dan rumah secara bergantian, seperti di BLP Beauty, Rollover Reaction dan Female Daily.
“Kami membatasi jumlah karyawan yang bekerja di kantor (WFO) dengan cara shifting, sehingga BLPTeam yang pada hari itu tidak memiliki jadwal ataupun kepentingan untuk hadir ke kantor, disarankan untuk bekerja di rumah (WFH),” ujar Benazir Fauzy, Senior People Development BLP Beauty.
Hal serupa disampaikan oleh Bani Wicaksono, Head of People Operations, Female Daily, “Kami melakukan limitasi headcount maksimal yg ke kantor 15% (kurang lebih max 20 orang) dengan protokoler yang sudah kita terapkan di kantor (penggunaan masker dan social distancing layout).”
Sementara menurut Agnes, Rollover Reaction menerapkan social distancing dengan mengatur denah tempat duduk dan pembagian jadwal WFH dan WFO dengan maksimal 12 orang dalam sehari dari perwakilan tiap departemen.
Perencanaan, distribusi waktu serta monitor jadwal shift kerja karyawan seperti yang diterapkan ketiga perusahaan di atas tentunya lebih mudah saat dibantu dengan automasi dari fitur Shift Management Talenta.
3. Mengganti Penggunaan Mesin Fingerprint
Perlu adanya pembatasan penggunaan fingerprint dalam pendataan kehadiran oleh HR untuk mencegah adanya penularan COVID-19 antar karyawan.
Dengan Talenta, HR bisa memanfaatkan fitur Live Attendance untuk memastikan karyawan melakukan absensi dimanapun dan kapanpun dengan aman langsung dari smartphone.
“Sebagai salah satu bentuk pencegahan, kami mengganti penggunaan mesin fingerprint ke fasilitas Live Attendance yang disediakan oleh Talenta,”ujar Agnes.
4. Melakukan Identifikasi dan Pantau Kesehatan Karyawan
Kesehatan karyawan menjadi faktor utama yang harus diperhatikan oleh HR saat memutuskan karyawan bisa kembali beraktivitas ke kantor.
Melakukan identifikasi riwayat penyakit dan merekomendasikan karyawan dengan gejala COVID-19 untuk tetap berada di rumah penting dilakukan.
Fitur Health Tracker di aplikasi Talenta bisa menjadi salah satu solusi HR dalam melakukan pemantauan.
“So far, kami sangat terbantu dari pemantauan health tracker ini, fitur ini menurut saya bisa jadi acuan untuk mengetahui kondisi team member secara day to day dari segi kesehatan. Jadi kami bisa mewajibkan team member untuk mengisi survey berbarengan dengan absensi harian di Talenta, simple dan sangat berguna sekali untuk HR,” tambah Bani.
baca juga: majalah MATRA edisi cetak — klik ini
Tentang Mekari
Mekari menghadirkan solusi operasional SDM & Keuangan yang terbuka dan dapat diakses setiap pemilik usaha di Indonesia, dibangun dengan infrastruktur berbasis cloud dan teknologi terdepan, Mekari siap berkontribusi dalam mendigitalisasi UKM Indonesia demi meningkatkan daya saing bisnis.
Produk yang dikembangkan oleh Mekari :
● Talenta – Produk software yang mendukung pertumbuhan bisnis dengan lebih cepat melalui automasi payroll dan Human Resource Information System (HRIS).
● Jurnal – Produk software akuntansi online berbasis cloud bagi para pelaku bisnis untuk mengelola finansial dan pembukuan bisnis.
● Sleekr – Produk software HR #1 yang memberikan solusi dalam mengelola administrasi HR dengan praktis dan andal.
● Klikpajak – Aplikasi pengelolaan pajak berbasis online untuk bisnis badan maupun perorangan dan telah menjadi mitra pajak resmi dari Direktorat Jenderal Pajak Indonesia.
