KEPEMIMPINAN
Pemimpin Unggul dalam pandangan filsuf Lao Tzu: “Mereka memerintah tidak dengan banyak kata-kata, melainkan dengan tindakan.
Ia mengetahui semua yang berlangsung tapi hampir tidak pernah ikut mencampuri kalau tidak sangat terpaksa.
Ia seorang katalisator bagi orang lain, kendati sebuah tugas tidak sebaik apabila dijalankan olehnya sendiri. Toh, jika orang lain itu sukses, ia tak mendapat pujian, maka pujian akan datang dengan sendirinya.
***
MANAJEMEN PERSONALIA PELAMAR
Jika menghadapi pelamar yang mempunyai keahlian khusus, jangan melakukan wawancara sendiri.
Menurut penelitian majalah Manage, banyak kesalahan dalam rekrutmen pegawai terjadi hanya karena alasan yang sederhana: si pelamar menggunakan jargon-jargon dari khasanah yang tidak dikuasai oleh si pewawancara, sehingga terkesan hebat, dan mengecoh.
Maka ajaklah seseorang yang cukup paham akan keahlian si pelamar untuk melakukan wawancara.
***
KOMUNIKASI PERBINCANGAN YANG MENEKAN MENJADI RINGAN
Adakalanya kita masuk dalam situasi perbincangan yang kaku. Ini menekan dan melelahkan. Cobalah saran berikut.
-Mulailah dengan topik yang menjadi minat bersama.Ini akan memudahkan jalannya perbincangan
-Gunakanlah kata sambung “dan” bukan “tapi” Kata “tapi” bisa melemahkan semangat lawan bicara, sebab kata itu cenderung mematahkan gagasan.
-Perbanyak pernyataan yang berawal dengan “saya”. “saya” membuka kemungkinan lawan bicara untuk memahami perasaan dan pandangan kita tentang satu hal.
-Sebaliknya “kami” atau “Anda” mudah menimbulkan perasaan terpojok pada lawan bicara “saya” juga mengurangi kesan defensif seraya mengembangkan suasana komunikatif.
***
PRODUKTIVITAS KERJA DI ATAS PESAWAT
Perjalanan dengan pesawat bisa menjadi waktu yang produktif. Namun untuk itu Anda perlu mempersiapkan diri.
-Bikin rencana: Buat daftar tugas yang akan Anda selesaikan selama waktu penerbangan, urut sesuai dengan prioritas.
-Atur dokumen-dokumen di dalam tas jinjing, sehingga mudah dijangkau. Begitu sabuk pengaman dikenakan, mulailah bekerja.
-Hal ini akan mengarahkan konsentrasi, seraya melemparkan kesan kepada penumpang lain bahwa Anda sedang sibuk.
-Tiba saat mendarat, periksa lagi apa yang sudah Anda kerjakan, untuk memeriksa apakah ada pekerjaan penting yang terlewat. Selamat bekerja di udara.
***
MENYUSUN PIDATO LEBIH MUDAH DARI AKHIR
Tulislah respons apa yang Anda harapkan akan muncul setelah orang mendengarkan pidato Anda. Tetapkan hal itu sebagai fokus pada saat menulis bagian-bagian lain dalam naskah pidato Anda.
HINDARI KOMENTAR NEGATIF DAN ABSOLUT
Negatif:
“kenapa Anda tidak bisa…….”
Posistif:
“Bagaimana jika kita”
Negatif:
“Saya tidak suka apabila…?
Positif:
Apaklah tidak lebih baik jika…”
Absolut:
“Ia selalu mengatakan…”
Non- Absolut:
“Saya pernah dengar ia mengatakan…”
Absolut:
“Persoalan ini tidak tak kunjung beres.”
Non-Absolut:
“Pada saatnya persoalan ini akan beres juga.”
Absolut:
“Kita harus melakukan ini.”
Non-Absolut:
“Ini baik untuk dipertimbangkan.”
***
MENERIMA PUJIAN
Bukankah banyak orang merasa kikuk menerima pujian?
Jawaban mereka standar: “Oh itu enggak ada apa-apanya” atau “Biasa-biasa saja.”
Perlu Anda camkan: reaksi terhadap pujian bisa berakibat dianggap kurang menghargai perhatian dan mengecilkan arti kita sendiri maupun orang yang memberikan pujian itu.
Maka ucapkanlah “Terima kasih”, untuk setiap pujian. Anda akan segera sadar betapa bermaknanya hal itu.
***
MENGHADAPI PERS
–Bersikaplah koperatif
-Jangan berbohong
-Jelaskan informasi dengan bahasa sederhana
-Gunakan hak Anda untuk dilindungi sebaga sumber berita. Misalnya, Anda berhak untuk menolak nama Anda disebutkan
-Jika Anda menolak untuk menjawab sebuah pertanyaan, terangkan apa alasannya.
-Pertanyaan Anda, meski singkat, bisa jadi akan memberikan kejelasan suatu berita. Karena itu jangan arogan, defensif, dan berbelit-belit
-Jangan memberikan keterangan tentang sesuatu hal yang tidak Anda inginkan tampil menjadi berita. Karena itu hindari ucapan “of the record”.
-Jika keterangan memang dirasa cukup penting, maka wawancaralah yang akan memutuskan.
***
GERAK TUBUH
Lakukan gerak tubuh ketika memberikan presentasi. Di samping lebih enak untuk dilihat, itu juga memberikan penekanan pada pesan yang ingin disampaikan. Juga membuat kita merasa rileks,
Ada beberapa tips:
Buka lebar kedua tangan seakan mau menjangkau pendengar. Posisi tangan ada diantara pinggang dan bahu.
Jatuhkan kedua lengan kesamping badan pada saat sedang tidak digunakan
Hindari gerakan yang terlalu cepat dan tiba-tiba; ini membuat Anda terlihat tegang dan cemas. Gerak sedikit lebih lambat dibanding ketika sedang bercakap-cakap biasa.
Variasi gerakan perlu. Dari tangan kiri ke tangan kanan, lalu gunakan kedua tangan.
***
SULIT MENULIS
Menghadapi komputer, jari-jari siap di atas keyboard namun satu kata pun tak kunjung muncul di layar monitor. Blocking! Coba cara ini:
Ajak bicara rekan atau staf, atau telpon teman dan sahabat jelaskan hal apa yang akan Anda tulis. Anda akan cukup terkaget-kaget dengan lancarnya kalimat demi kalimat yang meluncur runtun, ketika Anda tidak merasakan beban apa pun. Setelah itu kembalilah menulis.
***
MANAJEMEN
ATURAN UNTUK MELAPOR
Untuk memperlancar keputusan yang akan Anda ambil, tawarkan kepada staf beberapa aturan
Laporkan masalahsesegera mungkin. Dengan segera melaporkan, seringkali tindakan bisa cepat diambil sebelum situasi memburuk.
Berikan fakta yang seperlunya saja. Mengungkap suatu masalah berlebihan (overstating) akan membuat itu kelihatan lebih buruk daripada yang sebenarnya terjadi. Maka pikirkan baik-baik sebelum melapor, dan siaplah untuk memberi penjelasan.
Lugas, Jangan berkata misalnya, “Ini masalah sungguh gawat”.” Katakan” ini satu hal yang saya pikir Anda harus tahu.”
Tawarkan Jangan hanya lapor ada masalah, berikan juga rekomendasi tentang bagaimana memperbaiki penyimpangan atau kesalahan itu. Dan jelaskan bagaimana cara menjaga supaya tidak terulang lagi.
Jangan hanya berita jelek saja yang disampaikan. Kabar yang bagus juga perlu dilaporkan. Ini mendorong terciptanya kemantapan dalam bertindak dari hari ke hari.
***
PENGEMBANGAN PRIBADI
Sebelum berhenti melakukan suatu pekerjaan, ada baiknya menuliskan sedikit catatan tentang sampai dimana pekerjaan itu dan apa yang perlu dilakukan setelah itu. Ini memudahkan kita untuk start kembali keesokan harinya.
Jika dalam keadaan darurat Anda harus mencatat sesuatu di kartu nama Anda, coret lebih dahulu nama dan alamat Anda. Ini untuk menghindari kartu nama itu Anda berikan ke orang lain.
***
Penampilan
Mengapa kita perlu peduli dengan penampilan kita? John R. Graham, ahli marketing itu memberikan jawaban: “Tak seorang pun mau berbisnis dengan orang yang berkesan lemah dan labil.”
Man of Action
Jika ingin terkesan sebagai man of action yang siap melaksanakan semua tugas, maka gunakan jawaban “saya akan” sesering mungkin. Kalimat semacam “Saya coba” mengesankan Anda lemah. Ambil contoh. Jika teman Anda mengatakan “Saya akan coba telepon lagi besok pagi”, mereka jarang menepati itu. Namun mereka yang berkata. “ Saya akan memberikan jawaban besok pagi jam dua,” biasanya akan ia lakukan betul. Sikap dan pilihan kata akan berpengaruh bagi orang lain. Namun juga akan mendorong kita untuk melaksanakannya.
***
MENGAJAR DAN MEMOTIVASI
Manajemen tingkat atas seharusnya bisa menyisihkan 40 sampai 50 persen waktunya untuk mengajar dan memberikan motivasi pada bawahannya.
JAWABAN ANDA ADALAH PERUSAHAAN ANDA
Setiap lembaga atau organisasi bisnis memiliki karakter tertentu. Karakter itu bisa Anda tampilkan melalui jawaban telpon.
Hotel: Kesan ramah dan sopan
Real estate: Tunjukkan bahwa perusahaan Anda solid dan mapan
Jasa Informasi: Berikan jawaban yang jelas dan akurat
Entertainment: Lemparkan kesan bisnis yang dinamis dan bergairah
Konsultan Hukum: Berikan kesan terhormat dan berwibawa
Perusahaan iklan: Kreatif dan bebas
Perusahaan Travel: Berikan berbagai pilihan pelayanan tanpa harus diminta
***
KONTAK PENJUALAN
Kontrak yang paling efektif dengan pelanggan adalah kontak yang dilakukan bukan pada saat transaksi, tetapi antara waktu –waktu transaksi kendati kita tidak pernah tahu apakah konsumen itu akan membeli lagi atau tidak.
***
HUMAS, PERILAKU PUBLIK
Setiap organisasi selalu berurusan dengan perilaku publik. Ini perlu diidentifikasi dan diantisipasi. Philip Lesly, pakar Public Relations memberikan beberapa saran:
Pastikan bahwa ada salah satu pimpinan yang memiliki cukup kepekaan terhadap perilaku publik ini.
Deteksi dan telusuri berbagai kecenderungan (trend) dan perkembangan baru yang mempengaruhi perilaku kelompok.
Kenalilah segmentasi dan pemilahan publik. Ada perbedaan watak antara kelompok pria, wanita, suku jawa, perantauan, dan sebagainya.
Pahami apa yang merangsang terbentuknya berbagai tipe pengelompokan motivasinya, rasionalisasinya, frustrasinya, ketidakpuasannya, kurangnya perhatian, atau hal lain lagi.
***
PUBLIKASI, PEMASARAN DENGAN SELEBARAN
Sebuah news letter yang disusun baik akan menjadi alat pemasaran yang efektif. Bisa untuk mengiklankan produk, meningkatkan citra perusahaan, dan memantapkan kredibilitas. Untuk mencapai itu beberapa hal perlu diingat.
Jangan lupa bahwa sebuah cerita yang pendek itu selalu lebih mudah dibaca. Selain itu juga memungkinkan ditata (lay-out) lebih menarik
Pilih kata-kata yang akrab, sehingga pelanggan merasa Anda ajak bicara. Sebut nama pelanggan dalam cerita itu.
Masukkan suatu unsur yang merangsang pelanggan untuk memberi respons, seperti promosi khusus dan sebagainya
Jangan tinggalkan kesan pelayanan yang impersonal. Beri satu nama yang jelas kepada siapa mereka bisa mengontak.
Kemukakan maksud berjualan dengan halus terselip di antara deretan informasi yang bermanfaat bagi konsumen
***
CITRA PERUSAHAAN, FOTO YANG EFEKTIF
Foto para eksekutif sebuah perusahaan tidak harus tampil dengan jas lengkap. Atau dalam penampilan yang bersih dan molek. Gambar yang efektif harus berkarakter dan mencirikan profesionalitas. Karena itu jelaskan pada fotografer tentang produk atau jasa yang Anda jual, dan untuk apa foto itu akan digunakan maupun pesan yang ingin Anda sampaikan.
***
KOMUNIKASI, HINDARI AKRONIM DAN IDIOM
Waktu presentasi di depan khalayak asing, saran cliff Agink, konsultan komunikasi, hindari penggunaan terlalu banyak akronim, dialek dan Idiom. Berapa banyak orang asing yang mengerti istilah Menkoindag (artinya : Menteri Koordinator Industri dan Perdagangan)?
Kedua, jangan bicara terlalu cepat. Ingat pendengar Anda harus melakukan terjemahan/ penyerapan. Jadi berikan cukup waktu. Ucapkan setiap kata secara jelas, maka pendengar bisa menangkap aksen asing itu.
***
JANGAN BANYAK LELUCON
Ketika Anda berbincang melalui penterjemah bahasa, berbicaralah dengan orang yang Anda tujuh jangan menghadap penterjemah.
Gunakan kalimat pendek. Uraikan satu topik tuntas. Berikan waktu untuk klarifikasi. Jangan menggunakan bahan lelucon- si penterjemah bisa menyampaikan pengertian yang salah.
***
BELI BARU ATAU UPGRADE?
Akselerasi kemajuan dalam teknologi komputer sering menatangkan masalah bagi para pemakai. Membeli yang baru atau cukup mengupgardenya saja?
Dalam banyak kasus, menurut majalah PC World melakukan upgrade ternayata tidak mengurangi ongkos. Karena toh, ada biaya untuk tenaga ahli, sementara itu sistemnya belum tentu pas benar dengan yang lama.
***
GUNAKAN WARNA SECARA TEPAT
Jawablah kuesioner singkat ini dengan “betul” atau “salah”
Hindari warna merah ika Anda ingin membaca mengingat apa yang dilihat. Lebih baik dengan warna hijau. Warna hijau akanmelekat lebih lama.
Hindari warna biru utuk menarik konsentrasi orang. Biru cenderung memecah perhatian. Warna ini cocok jika Anda ingin membuat suasana ringan.
Gunakan kuning untuk menarik perhatian. Obyek warna kuning akan dipersepsi lebih dulu dibanding warna lainnya.
Gunakan spidol warna hijau untuk menulis di atas flip charts, ketika Anda di ruangan dengan cahaya lemah, warna hijau akan memaksimalkan pantulan sinar.
Kombinasi terbaik untuk membaca adalah huruf hitam di atas kertas putih.
Jawaban:
Merah adalah warna terbaik untyuk bisa diingat
Salah
Tulisan hitam paling cocok diatas kertas kuning kenari.
***
PERSONALIA, MENEKAN BIAYA REKRUTMEN
Jangan malas menggumpulkan data tentang anggota asosiasi profesional, angota Kadin, dan sebagainya.Ketika datang saat rekrutmen, kita tinggal memilih dari daftar itu sesuasi dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan cara ini, konon, Midwest Bank, sebagaimana dilaporkan oleh Recruiting Trends, bisa menghemat $ 1 juta.
***
NEGOSIASI, SAAT BERSIKAP TEGAS
Dalam negosiasi adakalanya kita harus bersikap tegas, “take it or leave it” Kapan saat itu?
Ketika Anda tak punya banyak waktu lagi
Saat penawaran Anda sudah batas limit.
Penawaran Anda hampir sama dengan tawaran pelanggan lain.
***
ORGANISASI, SABAR DENGAN PERUBAHAN
Perubahan manajemen yang mendasar akan berlansung dalam tempo 5 tahun bahkan lebih, untuk bisa menanmpilkan hasilnya, sergah Keith Kreiger, Direktur Arcadian Corp, dalam Wall Street Journal.
Jangan salah membaca kurva belajar. Buru-buru menyatakan bahwa upaya perubahan tidak berjalan alias gagal, hanya akan menghancurkan moril semua karyawan yang terlibat.
***
PENGEMBANGAN PRIBADI, MEMANFAATKAN KRISIS
Situasi krisis manajemen justru menjadi peluang bagi Anda untuk menampilkan diri. Karena itu lakukanlah: Peran kepemiminan.
Kemukakan pada manajemen bahwa Anda memiliki rencana untuk, misalnya, mengatasi krisis dalam penjualan. Tampilkan kemampuan konsensus.
Tunjukkan bagaimana Anda mampu menggalang dukungan terhadap gagasan Anda. Dan tingkatkan kerjasama. Tunjukkan keahlian khusus.
Keahlian apapun yang Anda miliki, apakah itu bahasa, keuangan, menulis, dan sebagainya, akan memberikan bobot Anda meningkat di mata manajemen.
***
GAYA WARTAWAN
Bagaimana membuat sebuah presentasi berhasil? Thomas Leech, penulis HowTo Prepare, Stage, And Deliver Winning Presentation.
Memberikan tip: Sederhanakan.
Buatlah bahan presentasi sesederhana mungkin. Hindari pengunaan jargon teknokratis, Gaya wartawan.
Berikan poin-poin kesimpulan di awal presentasi.
Sajikan tahap per tahap.
Berikan pengertian ketika Anda berpindah topik. Ini akan memudahkan pendengar mengikuti alur pembicaraan Anda.
***
BISNIS, 10 CIRI BISNIS SEMPURNA
Menggunakan transaksi tunai
Biaya investasi rendah
Produknya tidak mudah ditiru
Selalu dibutuhkan konsumen
Ongkos administrasi murah
Membutuh karyawan sedikit
Mudah dipindahkan
Permintaan terhadap produk tidak elastis
Selalu menarik perhatian
Bebas dari regulasi yang rumit.
***
PENJUALAN, KETEPATAN DATA PELANGGAN
Mengembangkan data tentang pelanggan dengen meneliti ketepatan informasi – satu hal yang kelihatannya mudah tapi jarang atau malas dilakukan.
Menurut catatan sebuah lembaga penelitian , ternyata di semua kantor dalam setahun rata-rata terjadi perubahan mailing list sebesar 20-40%. Karena itu pencatatan atau pemeriksaan data pelanggan amat penting dilakukan.
***
MANAJEMEN, MITOS DAN FAKTA
Mitos: Seorang manajer adalah perencana yang reflektif dan sistematis
Fakta: Manajer memiliki dorongan kuar untuk bertindak dan tidak suka pada aktivitas yang reflektif
Mitos: Manajer efektif tidak mempunyai tugas reguler yang harus dikerjakan.
Fakta: Kerja manajerial adalah tugas rutin, termasuk yang sifatnya ritual dan seremonial, melakukan negosiasi, dan mengolah informasi
Mitos: Manajer senior membutuhkan informasi yang disajikan oleh sistem informasi (MIS).
Fakta: Para manajer lebih memilih media verbal, angkat telpon, dan diskusi.
Mitos: Praktik manajemen bisa dibakukan menjadi cabang ilmu.
Fakta: Aktivitas sang amajer-cara mengatur waktu, mengambil keputusan, dan sebagainya tetap menjadi ciri dan milik pribadinya.
***
MANAJEMEN PENJUALAN: ENAM HAL PENARIK PERHATIAN
Penjualan dengan cara direct mail harus memperhatikan kalimat pembuka surat. Hal-hal yang penting diperhatikan :
Ungkapkan keuntungan yang didapat pembeli. Sejak awal surat, kemukakan apa yang bisa mereka dapatkan.
Minta pada pembaca untuk memikirkan sebuah data atau fakta tertentu
Mulailah dengan pertanyaan. Libatkan pembaca sesegera mungkin
Ungkapkan penawaran
Ungkapkan dengan kalimat yang tegas yang memperlihatkan bahwa pembaca telah kehilangan kesempatan yang penting
Buka dengan sapaan yang hangat. Termasuk penghormatan pribadi
***
MANFAATKAN PENGALAMAN
Salah satu cara pengembangan yang berkesinambungan adalah sesering mungkin mengadakan pertemuan antarkaryawan untuk saling berbincang tentang sukses dan kegagalan dalam menjalankan tugas , saran Edwin Artztm chairman Procter & Gamble Co. Dibanding cara studi kasus , maka metode berbagi pengalaman ini ternyata lebih efektif.
***
KANTOR
Banyak kantor yang tidak memperhatikan biaya pengadaan perangkat stationary-nya. Mereka berpendapat bahwa pengeluaran untuk pos itu adalah hal sepele. Ini kesalahan yang mahal, kata Jerry Bolnick, pemasok besar alat-alat kantor di New York. Ia sarankan sebagai berikut :
Memperbaharui formulir setidaknya setahun sekali. Kurangin bagian-bagian dari setiap formulir yang tidak lagi diperlukan. Ini akan mengurangi ongkos cetak, mungkin juga ongkos kirim – juga hemat waktu
Periksa apakah masih ada yang mungkin menggunakan carbon atau tidak. Ini untuk menghemat kertas
Hematlah ruangan penyimpan stationary, dengan cara hanya meminta pemasok mengirim pada saat sudah dibutuhkan
Gunakan rancangan formulir sepraktis mungkin. Tujuannya untuk mengurangi tenaga untuk melipat, membubuhkan stempel perusahaan , dan sebagainya. Ternyata banyak hal yang masih bisa diefisiensikan dari sesuatu yang kelihatannya sepele
***
INOVASI
Sebuah inovasi yang tepat seharusnya ia berorientasi pada kebutuhan pelanggan , sekaligus sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seraya konsekuensi logisnya meningkatkan kemampuan kompetisi
PERAN PIMPINAN TIM
Menentukan sasaran, selaras dengan sasaran perusahaan
Menentukan batas tanggung jawab para anggota tim
Pusat komunikasi. Menyelesaikan konflik dengan manajer lain
Mencatat aktivitas dan semua informasi yang muncul dalam tim (catatan: ini bisa didelegasikan)
Ikut serta dalam kegiatan (jangan cukup hanya memimpin saja)
Kenali setiap ada keberhasilan yang dicapai (achievement). Berikan pujian.
Tetapkan ukuran keberhasilan. Sehingga setiap langkah bisa di ukur
Tetapkan aturan dasar untuk tim. Apa yang diharapkan – kehadiran di rapat, sikap, dan perilaku
