Konsep Media Relations
Beberapa hal pokok dalam media relations:
Media relations merupakan hubungan perusahaan dengan semua media massa – media cetak, media elektronik, dan online/internet.
Tujuan diadakannya media relations adalah menciptakan pengetahuan dan pemahaman. Media relations bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai keinginan perusahaan atau klien demi mendapatkan suatu citra yang lebih baik daripada aslinya di mata umum.
Baik atau buruknya humas akan diukur dari kejujuran dan kenetralan dalam memberikan informasi kepada masyarakat melalui media.
Dengan sikap jujur dan netral ini humas mengutamakan kepentingan publik (pembaca, pendengar atau pemirsa). Diharapkan melalui sambutan khalayak dengan sendirinya akan memberikan citra positif bagi perusahaan.
Memahami Media & Hubungan Baik
Pemahaman tentang media diharapkan menjadi jalan menciptakan hubungan baik dengan media massa. Ini akan memperlancar kegiatan media relations.
Misalnya, Press release yang dikirimkan akan lebih diprioritaskan bila sudah ada hubungan yang baik. Begitu juga penyiaran iklan akan lebih dibantu agar efektif. Undangan konperensi pers akan lebih diutamakan daripada undangan serupa dari organisasi lain (pesaing).
Jangan memahami media terbatas pada atau diartikan hanya sebagai upaya menelepon media untuk menanyakan “kapan deadline naskah dari humas harus diserahkan ke meja redaksi untuk bisa dimuat”.
Seorang humas harus mengetahui seluk beluk media dan coba berhubungan baik dengan media itu. Hubungan baik dengan media massa dapat dilakukan dengan, a.l.:
(a) melakukan kunjungan kepada redaksi media,
(b) mengirimkan kalender atau agenda tahunan,
(c) mengucapkan selamat jika media massa berulang tahun,
(d) mengucapkan belasungkawa bila wartawannya dapat musibah,
(e) mengadakan pertandingan olahraga persahabatan,
(f) mengajak berpartisipasi dalam kegiatan lainnya.
Mengetahui karakteristik media
Karakteristik media massa yang perlu diketahui humas untuk menentukan media massa yang tepat guna menyampaikan informasi kepada masyarakat adalah, a.l.: kebijakan editorial, frekuensi penerbitan, tanggal terbit, proses percetakan, daerah sirkulasi, jangkauan pembaca, dan jaringan distribusi.
Pengetahuan mengenai karakteristik media tersebut akan membantu humas memilih media yang tepat dalam rangka publikasi informasi organisasinya.
Punya kemampuan dasar jurnalistik
Tugas utama humas dalam media relations adalah memasok informasi yang layak diterbitkan kepada media massa. Untuk itu humas harus bisa menulis dan membuat berita. Jadi seorang humas harus memiliki kemampuan dasar-dasar jurnalistik seperti tahu jenis-jenis berita, makna news value dan teknik penulisan berita. Kepemilikan kemampuan ini akan membantu humas dalam upayanya memasok informasi ke media.
Mengorganisasi acara media
Informasi yang dipasok kepada media massa bukan hanya proses pengiriman materi press release atau news release namun juga melalui penyelenggaraan acara-acara media seperti konferensi pers, resepsi pers, kunjungan pers, dan press upgrading (penyuluhan pers).
Kemungkinan potensi konflik
Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan media relations adalah adanya kemungkinan terjadi konflik antara PR dan media karena terdapat perbedaan tanggung jawab dan loyalitas.
PR bertanggung jawab terhadap perusahaan sedangkan media harus bertanggungjawab kepada pembacanya. Keduanya sama-sama profesi di bidang komunikasi.
Kedua pihak punya kepentingan dan kepedulian yang sama terhadap informasi. Aktivitas PR dan media tetap didasarkan pada prinsip yang sama, sebagai mediator yang menjembatani kepentingan pihak yang berinteraksi karena informasi yang disalurkan terkait dengan kegiatan mereka.
Prinsip-prinsip Media relations
Melayani Media. Misalnya PR harus mampu menciptakan kerjasama dengan media. PR harus menciptakan suatu hubungan timbal balik.
Hubungan Personal. Punya hubungan pribadi dengan media akan mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing.
Dapat Dipercaya. Misalnya selalu menyiapkan bahan-bahan informasi akurat di mana dan kapan saja diminta. Wartawan selalu ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat.
Memasok Informasi. Memberikan naskah yang baik, menarik perhatian, penggandaan gambar/foto, pembuatan teks gambar/foto dengan baik. Juga pengiriman news release yang baik sehingga hanya sedikit perlu penulisan ulang atau menyuntingnya.
Kerjasama Baik. Kerjasama perlu dalam menyediakan informasi, misalnya merancang wawancara dengan orang yang dibutuhkan oleh pers ketika itu.
Sarana Memadai. Penyediaan fasilitas mendasar yang memadai penting juga, misalnya, menyediakan ruangan wawancara buat wartawan sewaktu mencari berita.
Wawancara Media
Wawancara dapat beralngsung spontan atau direncanakan. Wawancara spontan bisa saja terjadi pada pertemuan di kantor, seminar, peresmian, resepsi pernikahan, saat melayat, dll.
Kendati suasananya bersifat spontan harus diyakini bahwa wawancara dengan media akan dimuat sehingga PR atau pejabat perusahaan sebagai narasumber berita harus selalu siap untuk diwawancarai pers di manapaun juga.
Humas dapat bertindak aktif atau defensif (reaktif) dalam wawancara. Waktu bertindak aktif mereka memberikan wawancara kepada wartawan.
Mereka bersikap defensif ketika seorang wartawan menghubunginya untuk meminta wawancara dengan seseorang di dalam oerganisasi/perusahaan.
Sewaktu dihubungi Humas harus memutuskan, perusahaan akan menanggapinya dan dipikirkan kepada siapa wawancara akan diberikan.
Kemampuan wawancara dengan media bagi humas atau manajemen adalah ketrampilan komunikasi (skill in communications), jadi harus siap sebagai narasumber untuk wawancara.
Persiapannya dengan menggali data yang diperlukan dalam membahas satu topik. Humas/manajemen harus mengikuti perkembangan di bidangnya agar bisa menjadi nara sumber baik, bagi suatu wawancara spontan maupun wawancara yang direncanakan.
Bila memerlukan bahan-bahan untuk suatu wawancara, maka segala bentuk referensi, dokumentasi, filling, dan fact finding yang telah dilakukan perlu disiapkan untuk menjawab berbagai pertanyaan dalam wawancara. Kesiapan itu pasti tampak pada kesigapan humas atau manajemen menjawab.
Beberapa Tips Wawancara
Beberapa hal yang harus diperhatikan saat diwawancarai media adalah:
Pertanyaan wartawan hendaknya dijawab sebagaimana mestinya kecuali jika menyangkut informasi rahasia atau tidak/belum boleh diumumkan.
Sedapat mungkin hindari pemberian keterangan yang sifatnya off the record.
Jangan memberikan jawaban yang sifatnya belum pasti, berandai-andai, teoritik, apalagi berfalsafah.
Kepada media hendaknya diberikan uraian pelengkap atau background material guna melengkapi suatu penulisan artikel.
Jangan emosional atau kehilangan kendali emosi saat bertanya-jawab dengan wartawan.
Menggelar Konferensi Pers
Konferensi pers adalah kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog soal materi yang telah disiapkan secara matang oleh Humas. Sasaran pertemuan tersebut adalah agar substansinya dapat dimuat media massa dari wartawan yang diundang.
Tujuan konferensi pers
(a) menyebarkan informasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan seperti penandatanagan kerja sama, ekspor perdana, pergantian direksi dan public expose.
(b) menetralisir atau membantah berita yang tidak benar/negatif tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk/jasa, dan lainnya.
(c) meningkatkan image yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti pengenalan produk baru, ekspansi ekspor dan prestasi perusahaan, dan lainnya.
(d) membina hubungan (baik) secara langsung dengan pers.
Persiapan Konferensi Pers
(a) Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.
(b) Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan, apakah sudah diterima atau belum oleh redaksi, apakah ada wartwan yang bisa hadir dalam konferensi pers tersebut.
(c) Membuat news release tentang topic yang ingin disampaikan kepada pers dalam konferensi pers. Biasanya dimasukkan dalam press kit yang berisikan berbagai informasi perusahaan seperti brosur, profil dan laporan tahunan.
(d) Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui betul permasalahan yang dibahas dalam konferensi pers tersebut. Biasanya terdiri dari beberapa orang yang sesyuai dengan bidangnya masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.
(e) Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan diundang termasuk tempat untuk panitia dan tuan rumah.
(f) Dalam presentasi konferensi pers sebaiknya dilengkapi dengan alat bantu media seperti slide, OHP dan video.
(g) Bilamana konferensi pers dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minumannya.
(h) Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan. Siapkan ruang atau kolom untuk wartawan yang tidak diundang.
(i) Sediakan suvenir untuk para wartawan undangan.
(j) Konferensi pers diatur berlangsung ringkas dan padat agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers.
(k) Jika dalam konferensi pers terdapat wartawan tak diundang atau datang karena dibawa temannya, tetap dia (mereka) dilayani dan terima baik-baik.
