MATRANEWS.ID – Siaran pers merupakan salah satu cara paling efektif untuk mengomunikasikan informasi kepada media dan publik.
Dalam menulis siaran pers yang baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar jurnalis tertarik dan menggunakan informasi tersebut dalam laporan mereka.
Berikut adalah panduan lengkap mengenai cara menulis siaran pers yang efektif dan menarik perhatian media.
Apa Itu Siaran Pers?
Siaran pers adalah dokumen yang memberikan informasi kepada media dan publik, dengan target utama adalah jurnalis.
Mereka yang akan memutuskan apakah informasi tersebut layak untuk dimuat sebagai berita.
Dalam siaran pers, biasanya sudah dijawab pertanyaan-pertanyaan dasar seperti siapa?, apa?, di mana?, kapan?, dan mengapa? di paragraf pertama atau yang dikenal dengan lead atau teaser.
Menyiapkan Siaran Pers
Siaran pers harus berisi pesan inti yang jelas dan objektif.
Tujuannya adalah untuk menarik perhatian publik, terutama melalui jurnalis yang bertindak sebagai perantara atau penyebar informasi.
Oleh karena itu, pesan inti Anda harus dirumuskan secara jelas agar mudah dipahami oleh jurnalis dan bisa menarik perhatian mereka.
Judul siaran pers juga harus mencerminkan pesan inti tersebut, misalnya pengenalan produk baru, pengumuman posisi penting dalam manajemen, atau pencapaian penghargaan.
Topik Apa yang Cocok untuk Siaran Pers?
Siaran pers yang baik harus memiliki nilai berita.
Faktor-faktor seperti timeliness (kesegaran berita), relevance (relevansi), prominence (kepentingan figur atau organisasi), dan unexpectedness (hal-hal yang tidak terduga) menjadi tolok ukur penting bagi jurnalis.
Jika siaran pers Anda mengandung salah satu dari faktor ini, kemungkinan besar akan mendapat perhatian dari media.
Contoh kesempatan untuk membuat siaran pers adalah laporan keuangan terbaru, perolehan klien baru, peringatan ulang tahun perusahaan, merger, peluncuran produk, atau acara besar.
Menentukan Target Siaran Pers
Sangat penting untuk menentukan target audiens Anda dengan tepat agar siaran pers sampai ke jurnalis yang sesuai.
Menyajikan topik yang relevan dengan bidang atau pekerjaan mereka akan meningkatkan peluang siaran pers Anda diterima.
Target audiens bisa berupa penggemar, profesional di industri terkait, klien Anda, atau bahkan pesaing.
Melakukan riset tentang media yang relevan sangatlah penting.
Cari tahu jurnalis mana yang menulis tentang topik tersebut dan pahami cara kerja media yang Anda tuju.
Selain itu, penting juga mengetahui jadwal redaksi media, terutama untuk media cetak, agar Anda bisa mengirim siaran pers pada waktu yang tepat.
Struktur Siaran Pers
Sebagai aturan umum, siaran pers terdiri dari judul, pengantar (lead atau teaser), isi utama, boilerplate, dan kontak pers.
- Judul: Harus singkat, jelas, dan langsung ke inti informasi. Jurnalis hanya memiliki beberapa detik untuk memutuskan apakah akan membaca siaran pers Anda, jadi pastikan judulnya menarik.
- Pengantar (Lead/Teaser): Bagian ini mengandung fakta-fakta paling penting. Tujuannya adalah membangkitkan rasa ingin tahu pembaca agar mereka melanjutkan membaca. Di sinilah pertanyaan-pertanyaan dasar seperti siapa?, apa?, di mana?, kapan?, bagaimana?, dan mengapa? dijawab. Panjang paragraf pengantar biasanya hanya 3-5 kalimat.
- Isi Utama: Dari paragraf kedua hingga paragraf kelima, Anda bisa memberikan lebih banyak detail dan latar belakang informasi. Jika memungkinkan, tambahkan kutipan singkat dari tokoh penting di perusahaan. Hindari klise dan buatlah informasi sejelas mungkin.
- Boilerplate: Ini adalah bagian yang berisi informasi dasar tentang perusahaan Anda, seperti jumlah karyawan, tanggal pendirian, atau produk yang ditawarkan. Boilerplate ditempatkan di akhir siaran pers untuk memudahkan jurnalis dalam melakukan riset.
- Kontak Pers: Jangan lupa untuk menyertakan kontak yang bisa dihubungi oleh jurnalis jika mereka membutuhkan informasi tambahan.
Materi Multimedia
Menambahkan elemen visual seperti gambar, grafik, atau video dalam siaran pers dapat meningkatkan perhatian media terhadap informasi yang Anda sampaikan.
Pastikan bahwa materi visual tersebut memenuhi standar jurnalistik dan memiliki resolusi yang sesuai, misalnya 300 dpi untuk cetak dan 72 dpi untuk penggunaan online.
Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan hak penggunaan gambar dan sumber informasi yang benar.
Checklist Siaran Pers
Sebelum mengirimkan siaran pers, pastikan Anda sudah mengecek hal-hal berikut:
- Apakah topik dan pesan inti sudah jelas?
- Apakah judulnya singkat, padat, dan menarik?
- Apakah paragraf pertama sudah menjawab pertanyaan dasar (siapa?, apa?, di mana?, kapan?, bagaimana?, mengapa?)?
- Apakah bahasa yang digunakan jelas, faktual, dan mudah dipahami?
- Apakah ada kutipan yang memberikan nilai tambah?
- Apakah terdapat boilerplate dan kontak pers?
- Apakah sudah ada materi pendukung seperti gambar atau video?
- Apakah fakta, angka, dan nama sudah diperiksa dengan benar?
- Apakah teks siaran pers sudah diperiksa ejaan dan tata bahasanya?
Produksi Siaran Pers oleh Profesional
Jika Anda tidak memiliki sumber daya atau waktu untuk menulis siaran pers sendiri, Anda bisa menggunakan jasa profesional.
Mereka akan membantu Anda menyiapkan siaran pers yang sesuai dengan standar jurnalistik dan memastikan pesan Anda tersampaikan dengan cara yang tepat.
